"Une formation sur les TIC qui tombe à pic"
Patricia Plaza-Gruber est documentaliste à l'Université de Lausanne. Elle exerce ses fonctions à la direction de l'Université de Lausanne depuis 2001. Titulaire d'un diplôme de formation continue universitaire en information documentaire de l'Université de Genève, elle vient d'obtenir le certificat sanctionnant la formation à distance sur "les TIC dans les systèmes d'information documentaire". Cette formation est proposée par l'ADBS et l'INTD/CNAM.
Qu'est-ce qui vous a attirée dans votre métier de documentaliste ?
Lorsque j'ai décidé de suivre des études de documentaliste, c'était surtout pour la vaste palette propre à ce métier, palette qui s'est considérablement enrichie avec l'arrivée des nouvelles technologies. Dans mon poste actuel, je joue un rôle de médiateur entre des documents, des outils, des utilisateurs et je me trouve, en quelque sorte, à la croisée des chemins, ce qui est particulièrement intéressant. En outre, puisque je traite des documents de nature administrative, je suis vraiment au cœur de l'organisation pour laquelle je travaille.
Quelle mission l'Université de Lausanne vous a-t-elle confiée ?
J'ai tout d'abord été chargée de mettre en place un système de gestion électronique des documents (GED) pour le rectorat de l'Université de Lausanne. Il s'agissait de collecter, trier, distribuer et classer le courrier entrant et sortant ainsi que divers documents produits par la direction de l'Université dans le cadre de ses activités. Pour gérer ces documents administratifs vivants (archives courantes) dont il faut assurer la traçabilité afin de pouvoir les retrouver, mais aussi leur conservation à des fins administratives et légales, c'est tout naturellement vers une démarche de type records management que notre équipe s'est dirigée.
Ce projet s'est avéré passionnant. Nous avons tout élaboré, du plan de classement aux jeux de métadonnées, en passant par de nouveaux processus de travail. Plusieurs services de l'Université ont collaboré, notamment le service des archives et le centre informatique.
Pourquoi avez-vous choisi la formation à distance proposée par l'ADBS et l'INTD/CNAM ?
Je cherchais à mettre à jour mes connaissances sur les nouvelles technologies (blog, fil RSS, web sémantique, moteurs de recherche intelligents, etc.). J'avais vraiment besoin d'avoir une vue d'ensemble sur ce qui se fait dans ce domaine afin de pouvoir apporter les réponses les plus appropriées aux besoins de la direction de l'Université.
Adhérente de l'ADBS, j'ai suivi plusieurs formations de l'association. Celle-ci, d'une durée de six mois, à distance, me semblait tout à fait adaptée à ma situation.
Cette formation a-t-elle répondu à vos attentes ?
Tout à fait, surtout par ses aspects pratiques. Notre formation a porté sur une étude de cas que nous devions mener tout au long des six mois. Un support de cours, des fiches techniques détaillées ainsi que des exercices (des évaluations selon différents critères de portails existants) nous ont guidés tout au long de cet exercice. J'ai beaucoup apprécié de pouvoir disposer de pistes permettant d'aller plus loin dans les domaines qui m'intéressaient le plus. Comme j'avais un projet précis en tête (la création d'un portail), cette formation, très concrète, m'a été fort utile.
La formation à distance, ce n'est pas trop dur ?
Il faut effectivement être très motivé pour parvenir à travailler régulièrement car l'on est relativement isolé. Pour compenser cette difficulté, les tutrices sont très disponibles et, outre les courriers électroniques, nous avons eu de nombreuses rencontres téléphoniques qui ont permis de poser des questions, de débattre sur un point et de faire part de nos doutes.
Entendez-vous développer des systèmes de gestion des connaissances ?
Oui, car nous sommes de plus en plus souvent sollicités pour effectuer des recherches dans notre propre fonds ou de répondre à des questions touchant à l'éducation supérieure et l'environnement de l'Université. L'étape suivante consistera donc, tout naturellement, et toujours pour la direction de l'Université, à mettre en place un portail pour capitaliser l'information et la partager. Ce portail s'impose d'autant plus que la direction change tous les cinq ans. Ciblé sur les préoccupations et la stratégie de la direction, il permettra non seulement d'accéder à l'application de gestion du courrier, mais également à d'autres bases internes ou externes, ainsi qu'à des dossiers documentaires, des synthèses, etc.
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Le service de documentation gère des documents opérationnels (courriers entrants et sortants), des documents produits (rapports). Concrètement, le travail autour de la GED s'organise de la façon suivante. Le courrier entrant est dépouillé et trié. Il est ensuite numérisé, intégré dans le système de GED, indexé et mis à disposition des utilisateurs avant midi. Les originaux (papier) sont directement archivés. La numérisation génère un fichier PDF auquel est appliquée une reconnaissance optique de caractère. Grâce à ce système, on peut effectuer des recherches en texte intégral dans tous les documents de la GED. Lorsqu'on importe des documents dans le système, une fiche de métadonnées est automatiquement créée, attachée au document, puis renseignée au cours de l'indexation. Les documents de bureautique (suite MS Office) sont directement intégrés dans la GED par un simple cliquer-glisser du document sur un serveur. |
La GED à la direction de l'Université de Lausanne
© L'Oeil de l'ADBS, M. B., oct. 2006
Rédigé par ADBS
Publication le 22 octobre 2006 - Mise à jour le 11 avril 2020