"Notre objectif : dématérialiser notre documentation et nos produits au maximum !"
Diplômée en histoire, Marie-Pascale Krumnow est aussi titulaire du DESS en information-documentation délivré par Sciences Po, Paris. Après diverses missions réalisées dans plusieurs structures parapubliques, elle a effectué toute sa carrière dans divers ministères.
Quel a été votre premier poste ?
En 1981, je suis entrée à la Documentation française, en tant que chargée d'études documentaire au secrétariat général du Gouvernement. J'ai obtenu le poste qui m'avait intéressé dès le départ, celui qui consistait à alimenter la base de données Logos, une base d'actualité politique, économique et sociale française, qui était en avance à l'époque car on y proposait déjà des documents en texte intégral (déclarations du président de la République, chronologie). J'ai rejoint ainsi une grosse équipe de plus de 50 personnes. J'ai été ensuite adjointe de la responsable de la BIPA, la Banque d'information politique et d'actualité. Là aussi, nous avons été précurseurs dans la mesure où dès 1986, nous avons proposé nos services sur le minitel et en 1989, un des premiers cédéroms français. Il a fallu pour cela mener une réflexion pour adapter des banques de données, somme toute assez classiques, à ces supports.
Et ensuite ?
En 1990, j'ai changé de ministère en devenant adjointe du responsable du Bureau de la documentation qui gérait la bibliothèque centrale et le centre de documentation au ministère de l'Economie et des finances. En 1994, j'ai pris la responsabilité d'un centre de documentation de 17 personnes au Secrétariat général du comité interministériel (SGCI) pour les questions de la coopération économique européenne, qui est chargé de gérer l'ensemble des documents de travail et de la production réglementaire sur les affaires européennes, destiné à l'élaboration de la position française en la matière. Ces archives immédiates font l'objet d'une exploitation documentaire pour alimenter des bases de données de dossiers, de documents et de procédures communautaires et françaises.
Vos activités dans ces divers établissements sont extrêmement variées. D'autres types de missions vous ont attendues ailleurs ?
Oui, puisqu'à partir de 2001, j'ai été chargée de mission de la documentation du ministère de l'Equipement. A ce titre, il m'incombait de définir la politique documentaire ministérielle, de coordonner l'activité documentaire de près de 200 centres de documentation nationaux et départementaux. Je ne gérais pas de budget d'acquisition de fonds documentaire, mais j'étais chargée de la professionnalisation des personnels, notamment par des formations, le développement d'outils informatiques et de bases de données mis à disposition de l'ensemble des services, et enfin l'animation de réseaux et de divers autres projets spécifiques. Nous avons beaucoup travaillé sur le cycle de vie du document électronique, de sa production à partir de feuilles de style jusqu'à leur exploitation, diffusion et conservation. Un certain nombre de documents produits en interne étaient fondamentaux pour le ministère de l'Equipement, gros producteur de rapports, d'études et de textes réglementaires. Or, nous nous sommes rendus compte que le support électronique n'avait pas facilité la capitalisation, la valorisation et la diffusion de la production interne, bien au contraire, alors que cette capitalisation était une des missions essentielles des services de documentation.
Nous avons donc réfléchi aux moyens à fournir aux documentalistes pour les récupérer et avons travaillé avec les rédacteurs, les archivistes, les informaticiens et les services d'édition pour définir les modèles xml réexploitables par tous, et permettant d'envisager sereinement leur production, leur capitalisation et leur conservation.
Les documentalistes du ministère, pour qui c'était un enjeu fondamental, se sont également fortement investis dans la gestion de contenu, notamment avec le changement d'outil de production des sites intranet et internet, apportant leur savoir-faire en matière d'organisation des contenus et de moteurs de recherche.
C'est alors que vous êtes entrée au ministère des Affaires étrangères...
En 2005, j'ai effectivement été nommée adjointe à la sous-directrice de l'information et de la documentation de ce ministère qui est obligatoirement un(e) diplomate connaissant les besoins de ceux-ci. Je participe à la gestion de l'ensemble de l'information et de la documentation destinées à l'administration centrale, aux ambassades et aux consulats français à l'étranger. Il nous incombe de fournir une information validée, actualisée et synthétisée, qu'ils puissent utiliser immédiatement, sur tous les domaines de compétence du ministère. Notre vocation est interne et nous ne travaillons que sur des sources publiques. A partir de sources de presse internationale, de publications spécialisées, qu'elles soient publiées dans des revues dont nous gérons les abonnements de manière centralisée ou sur des sites Internet, nous essayons de répondre à leurs besoins par des produits documentaires ciblés (fiches et dossiers documentaires électroniques, veilles thématiques et géographiques) que nous diffusons sur notre intranet.
L'information que nous produisons et diffusons doit pouvoir être utilisée sans être retraitée, répondre à des sujets extrêmement variés. Afin de faciliter la réutilisation de nos produits par les ambassades, notamment ceux sur la France, nous les faisons traduire dans plusieurs langues. Pour les produire, nous utilisons des outils de veille professionnels qui nous aident à repérer des informations inédites ou difficilement accessibles avec les moteurs de recherche, ainsi qu'un certain nombre de banques de données.
A côté de la coordination des activités de tous les documentalistes et des produits documentaires du service, de la définition et de l'évolution des outils, une partie importante de mon travail consiste à gérer les accès à la presse, notamment pour produire un panorama de presse diffusé avec un accès restreint sur notre intranet, et les abonnements à des revues spécialisées, ce qui implique un gros travail de relations avec les éditeurs et les prestataires spécialisés - nous sommes un très gros client - et une définition de plus en plus précise des usages de cette information et des destinataires, une prise en compte de leurs besoins et une très grande réactivité à l'actualité internationale.
C'est l'électronique qui a pris le pas sur tous les autres moyens de production et de diffusion.
L'objectif clairement affiché est de limiter effectivement les accès physiques à l'information et de privilégier l'immatériel, avec le développement des abonnements électroniques et la diffusion de nos produits par le biais de l'intranet et de la messagerie. C'est vital pour nous car une grande partie de notre clientèle est largement dispersée à travers le monde et ne peut travailler efficacement avec les délais d'acheminement des documents papier.
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Je préside depuis quelques années cette commission qui a oeuvré pour la mise en place d'un statut dans la fonction publique d'Etat depuis près de 10 ans et qui a tenté plus récemment d'étendre son action à la fonction publique hospitalière. Cette commission est en train de réfléchir actuellement à la fusion des corps de fonctionnaires de l'Etat existants en matière d'information-documentation, de bibliothèque, d'archives..., dans le cadre des travaux de la fonction publique sur les métiers. Par ailleurs, je suis élue au conseil d'administration de l'ADBS et je suis membre de son bureau. |
La commission Statuts de l'ADBS
© L'Oeil de l'ADBS, M. B., juin 2007
Rédigé par ADBS
Publication le 22 juin 2007 - Mise à jour le 14 octobre 2008