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Portaildoc : 30 années d’évolution et de défis à relever

Méthodes-outils

Interview d'Adriana Lopez Uroz, responsable du centre de ressources et de pédagogie active en information documentation de l'INTD-Cnam, réalisée dans le cadre du partenariat entre l'ADBS et l'INTD-CNAM.



Bonjour Adriana,

Depuis 1986, l'INTD-Cnam propose une base de données appelée PortailDoc. Peux-tu nous retracer l'histoire de cette plateforme francophone unique en son genre ?

Je saisis l’occasion de cette question pour rendre hommage à Catherine Lermyte qui nous a quitté le 8 mars dernier. C’est au sortir de sa formation à l’INTD que Paul Poindron lui demande de créer une bibliothèque spécialisée en Science de l’information. Celle-ci voit le jour en 1971 au moment de la création du 2e cycle de l’INTD (diplôme technique de documentaliste) et du déménagement de l’INTD du bâtiment du cadran solaire du Cnam pour le 3e étage de la rue Conté, locaux que l’Ecole centrale vient de libérer, et que nous occupons toujours d’ailleurs. La bibliothèque se développe très vite et devient un fonds de référence en Science de l’information.

La bibliothèque est dès sa création pensée comme un instrument pédagogique. Catherine Lermyte souhaitait que les élèves puissent accéder aux articles académiques et ainsi valoriser la collection de périodiques « les enfants terribles de la documentation » ! Elle crée le Bulletin bibliographique INTD, en 1976, une bibliographie analytique en français. Ce bulletin, diffusé aux élèves et enseignants de l’INTD compte aussi de nombreux abonnés en France et à l’étranger. Les analyses des revues francophones sont publiées dans Doc SI à l’attention de la profession.

En 1988 à la demande de l’AIESI1, Association internationale des écoles en science de l’information francophones, et sous la présidence de Catherine Lermyte, le Bulletin est informatisé sous CDS/ISIS à l’aide de Raymond Gimilio. L’AIESI finance la reprise des 2 précédents volumes du Bulletin (environ 2500 analyses d’articles académiques et mémoires INTD). La Base est diffusée sur disquettes aux membres de l’association équipés du logiciel CDS/ISIS, logiciel diffusé gratuitement par l’Unesco.

En 1991 il m’est revenu, après le départ en retraite de Catherine Lermyte, de poursuivre cette activité qui continue d’avoir du sens : analyser la littérature en Science de l’information en français, la rendre accessible en un point unique et contribuer à la formation des professionnels de l’Info-Doc.

Notre domaine est un univers informationnel foisonnant, la visibilité sur les sources d’information est réduite, un portail documentaire tel que Portaildoc est un outil indispensable pour répondre à ces défis.

L’INTD, ses directions successives, l’équipe pédagogique Stratégies pilotée par Thomas Durand et le Cnam soutiennent cette activité qui permet aujourd’hui à toute la communauté des professionnels de disposer de cette base de données francophone unique au monde.

Pour revenir à votre question, je vais tenter de résumer presque 30 années d’évolution de la plateforme en mettant l’accent sur les défis qu’il a fallu relever :
 

► Un point d’accès unique

Nous sommes passé en 2015 d’un système documentaire compartimenté (le catalogue des ouvrages sous Kentika, la base de données sous WinIsis, le Web 2.0 et les réseaux sociaux sous Netvibes) à un Portail documentaire unique sous Kentika Atomic. Kentika, avec qui nous avons un partenariat pédagogique, nous accompagne depuis 1993.
 

► Des modalités de recherches multiples

Nous avons conçu Portaildoc pour faire en sorte que chaque usager puisse accéder à sa manière à l’information pertinente pour lui :

Des modalités de recherche variées sont proposées :

  • Formulaires de recherche simple ou avancée,
  • Recherche dans le texte intégral des documents,
  • Recherche via le Thésaurus et ses descripteurs,
  • Thèmes, une trentaine, qui sont autant d’axes de veille,
  • Dossiers thématiques, au nombre de 9, correspondant aux champs de formation de l’INTD,
  • Type de documents

Le défi consiste à accompagner dans leur recherche à la fois les auditeur.trice.s en formation, les diplômés de l’INTD, les enseignants chercheurs et les professionnels de l’information d’une manière générale. Chacun ayant un niveau d’expertise et des besoins spécifiques.
 

► Maîtriser les développements de la discipline

Être plongé au quotidien dans la littérature en Science de l’information, tant académique que professionnelle, nous a permis d’observer les évolutions de la discipline qui s’est ramifiée à la manière d’un arbre phylogénétique. L’ancêtre commun, la Documentation, a de nombreux descendants : la gestion des connaissances, le Records Management, la Ged etc. Les « Dossiers de Portaildoc » sont construits pour extraire de la base les notices correspondant à ces spécialités et proposer ainsi des sous-ensembles plus restreints.

Le Thesaurus a été totalement refondu suite à la création du Portail. Cela a permis notamment de rendre visible notre représentation de la structuration de ce domaine en évolution constante. Il facilite également l’acquisition des concepts en français.

Cette volonté d’embrasser l’ensemble du champ nous a conduit en 2018 à élargir notre périmètre de veille au-delà de la littérature académique, des ouvrages et de la bibliothèque numérique des mémoires INTD, pour y inclure la littérature grise.
 

► Accès gratuit

A partir de 2015 la Base de données qui jusque-là était réservée à l’INTD est devenue accessible à tous gratuitement. En mai 2016 un nouveau Bulletin bibliographie INTD- en ligne, gratuit, consultable via Portaildoc a remplacé le Bulletin bibliographique INTD diffusé depuis 1976 sur abonnement. Toutes nos lettres d’information sont désormais gratuites.

On peut noter que cette bibliographie analytique n’a subi aucune interruption de production depuis 1991, à raison d’environ 100 notices par mois 11 mois par an. Par ailleurs le nouveau Bulletin en ligne présente les analyses documentaires par thème et non plus par titre de revue. En plus de l’indexation fine de chaque article nous affectons désormais un thème à chaque article.
 

► Accès aux documents

Nous conjuguons « analyse de la littérature » et « accès au document » autant que faire se peut. Des métadonnées de gestion relatives au droit de la ressource sont affectées aux documents en ligne.

L’accès est libre et gratuit quand il s’agit de mémoires INTD ou de littérature grise mais la littérature académique est encore très souvent réservée aux abonnés. La proportion de revues en libre accès augmente cependant régulièrement au fil du temps.
 

► Accès en mobilité

Depuis décembre 2016 nous proposons une interface spécifique pour la consultation via tablette ou smartphone.
 

► Productivité, Qualité

Portaildoc compte aujourd’hui plus de 50 000 notices, chacune d’elle a été sélectionnée, révisée 2 fois avant d’être publiée. Un objectif du projet de réingénierie du portail était d’améliorer la qualité des données produites ainsi que le délai de publication des analyses. Cela a été possible grâce au workflow mis en place qui de plus a généré une grande fluidité de la production. Si toutefois vous repériez des erreurs nous vous serions reconnaissants de nous les faire connaître.
 

Surabondance d’information vs Personnalisation

Malgré cette sélection rigoureuse, l’abondance d’informations est la règle. Pour éviter aux usagers d’être submergés nous proposons depuis 2016 des solutions de personnalisation basées sur le module Kpress de Kentika. Chacun peut personnaliser sa veille.
 

Pull et Push

Certains préfèrent se connecter quand ils en ressentent le besoin, d’autres recevoir les informations dans leur boite mail régulièrement. Nous proposons ces deux fonctionnalités. La diffusion par mail des lettres d’information personnalisées est cependant réservée aux membres.
 

Valoriser la recherche à l’INTD

Portaildoc recense les mémoires INTD depuis 1985 cela représente plus de 1840 notices et propose depuis 2003 le texte intégral de certains d’entre eux, actuellement 539 (avril 2020). Les travaux des chercheurs sont rassemblés dans un dossier spécifique intitulé « Equipe pédagogique INTD Cnam » consultable également sur le site web de l’INTD.
 

► Contribuer à la formation des professionnel·le·s

Les enseignements sur les portails documentaires sont l'occasion d'ouvrir la boite noire de Kentika et ainsi d'offrir une illustration très concrète aux auditeur.trice.s de administration d'un portail documentaire.
 

Les offres d’emploi

Les offres d’emploi ont fait leur apparition dans Portaidoc en avril 2019. Faire le lien entre documentation spécialisée en Indo-Doc et emploi des professionnels de l’information nous paraissait utile. Cela permet entre autre de donner à voir concrètement comment sont mises en action les connaissances spécifiques à nos professions.
 

Pour conclure je dirai que le défi majeur de ces 30 dernières années a consisté à faire évoluer le système documentaire sans jamais cesser l’activité, la production ni les services aux usagers. Si notre espace documentaire de la rue Conté est le même, à peu de choses près qu’en 1970, notre présence en ligne s’est renouvelée du tout au tout.
 

1 Le 20 mai 1977, à Genève, était fondée une association internationale regroupant les écoles et autres organismes de formation de bibliothécaires et documentalistes, utilisant partiellement ou entièrement la langue française. Le nom officiel est l'Association internationale des écoles des sciences de l'information, représenté par le sigle AIESI. Cartier, Georges. « Un sigle nouveau : l'AIESI ». Bulletin des bibliothèques de France (BBF), 1977, n° 7, p. 461-465. Disponible en ligne : http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1977-07-0461-003. ISSN 1292-8399.

 


Rédigé par ADBS.
Publié le 26/04/2020 - Mis à jour le 29/04/2020