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- banque d'images
- banque de données
- banque de données factuelles
- base de connaissances
- base de documents
- base de données
- bulletinage
- cahier des charges
- circuit des documents
- conservation des enregistrements
- couverture documentaire
- cycle de vie
- délai d'utilité administrative (DUA)
- désherbage
- documentation (2)
- donation
- dossier (1)
- échange
- élimination
- enregistrement (1)
- épuration
- estampillage
- état de collection
- fichier
- fonds
- fonds d'archives
- gestion de production de documents
- gestion des connaissances
- gestion des enregistrements
- inventaire
- inventaire d'archives
- management de l'information
- plan de sauvetage
- politique d'acquisition
- récolement
- sélection documentaire
- site web
- système
- système d'information
- système d'information documentaire
- système d'information géographique (SIG)
- système interactif d'aide à la décision (SIAD)
- taux de recouvrement
- traitement physique des documents
- unité bibliographique
- versement
Autres domaines
- Termes généraux
- Accès au document et à l'information
- Analyse documentaire
- Archives
- Description des documents
- Documents
- Equipement
- Internet et web
- Langages documentaires
- Produits et services documentaires
- Propriété intellectuelle et industrielle
- Recherche d'information
- Supports de stockage
banque d'images
Banque de données destinée au stockage et à la recherche d'images fixes ou animées.
image databank - image bank
Bilddatenbank
banco de imágenes
Voir aussi : banque de données
banque de données
Ensemble de données relatif à un domaine défini des connaissances, généralement organisé et structuré en base de données pour être offert aux utilisateurs (JO).
On distingue les banques de données bibliographiques (références de documents primaires, avec ou sans résumé), les banques de données iconographiques (images fixes ou animées ; à ne pas confondre avec le mode image), les banques de données textuelles (texte intégral complet ou partiel de documents primaires) ou de type GED (document complet au format original), les banques de données numériques (données chiffrées, plus ou moins structurées) et multimédias (1) (documents comprenant des textes, des images et des sons).
Voir aussi : banque d'images | base de documents | base de données
banque de données factuelles
Répertoire d'institutions et/ou de personnes, de discours (exemple : Collection de discours publics), d'événements (exemple : AFP), d'informations (exemple : SNCF) ou terminologique (exemple : Termium).
base de connaissances
Ensemble structuré d'informations représentant les connaissances acquises dans un domaine (savoirs, savoir-faire, etc.), souvent utilisé dans les systèmes experts.
base de documents
En informatique, plus particulièrement en gestion électronique de documents, base composée de tout ou partie de documents.
Voir aussi : banque de données
base de données
Ensemble de données structuré, généralement en champs, organisé en vue de son utilisation par des programmes correspondant à des applications distinctes (JO) (gestion, recherche, tri, cartographie, etc.). Ce regroupement structuré de données, géré par un système de gestion de base de données (SGBD), se réalise de manière à faciliter l'évolution indépendante des données et des programmes.
Voir aussi : banque de données
bulletinage
Enregistrement régulier des livraisons d'une publication en série, au fur et à mesure de leur arrivée dans un service, permettant de connaître l'état de la collection.
Voir aussi : fascicule
cahier des charges
Document contractuel permettant d'encadrer un soumissionnaire ou un fournisseur en vue d'un contrat ; il regroupe des informations sur les objectifs, les besoins, les spécifications et l'impact d'un projet, ainsi que ses relations avec d'autres projets. Un cahier des charges peut être fonctionnel, technique, organisationnel.
circuit des documents
Cheminement des documents, de leur création/production ou de leur acquisition à leur traitement, mémorisation et stockage, puis à leur communication (circulation, diffusion) et à leur archivage.
Voir aussi : chaîne documentaire | traçabilité
conservation des enregistrements
Constitution et maintenance des traces complètes, précises et fiables concernant les activités de l'organisme, sous forme d'enregistrement (2).
couverture documentaire
Composition thématique d'un fonds documentaire ou d'un instrument de recherche.
cycle de vie
Succession des différentes phases de traitements appliqués à un document, de la création de celui-ci à son sort final (destruction ou conservation). La probabilité d'accès à un document diminue avec le temps et constitue donc un critère de choix du type et du support d'archivage.
délai d'utilité administrative (DUA)
Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur.
désherbage
Opération consistant à éliminer des rayons les documents qui ne peuvent plus être utilisés en raison de leur usure matérielle ou de l'obsolescence de l'information qu'ils contiennent.
Voir aussi : élimination | épuration
documentation
2. Ensemble des documents réunis par une personne pour s'informer sur un sujet.
Voir aussi : dossier (1)
donation
Remise à un organisme d'un document ou d'un objet, parfois assortie de certaines obligations (maintien des documents groupés, conditions particulières de communication, etc.), l'organisme bénéficaire ayant la faculté de la refuser.
dossier
1. Ensemble d'informations et de documents de tout type liés à une affaire (activité, transaction) et réunis pour la conduite et le traitement de celle-ci.
Voir aussi : archives courantes
échange
Mode d'acquisition d'objets ou de documents par cession réciproque.
élimination
Opération qui consiste à retirer un document d'une collection, par exemple par suppression ou transfert de propriété, sans qu'il soit nécessairement détruit.
Voir aussi : désherbage | épuration
enregistrement
1. Procédure consistant à donner une référence à un document ou à un ensemble de documents dans un système de gestion et d'archivage des archives et des documents courants.
Voir aussi : fichier
épuration
Forme spécifique d'élimination qui ne concerne que les documents matériellement inutilisables et qui ne peuvent être recyclés dans d'autres circuits de communication. Elle impose la destruction des documents.
Voir aussi : élimination | désherbage
estampillage
Opération par laquelle un cachet ou un timbre est apposé sur les documents pour indiquer leur appartenance.
état de collection
Indication du nombre de fascicules, de volumes ou d'années d'une publication en série possédée par un organisme documentaire.
Voir aussi : récolement | inventaire
fichier
Ensemble organisé d'enregistrements (2) de même nature, traité comme un tout. Un fichier est structuré logiquement ; il est caractérisé par son mode d'accès, son organisation, son ou ses supports.
Voir aussi : enregistrement (1)
fonds
Terme générique désignant l'ensemble des documents gérés et conservés, le plus fréquemment par un organisme documentaire, quels que soient leur provenance, leur format (1), leur support, etc., qu'il s'agisse d'une collection ou non.
Voir aussi : collection (2) | fonds d'archives
fonds d'archives
Ensemble des documents de toute nature qu'une personne physique ou morale a automatiquement produits ou reçus dans l'exercice de ses activités, rassemblés et organisés en conséquence de celles-ci, et conservés en vue d'une utilisation éventuelle. Un fonds d'archives est dit fermé ou clos lorsqu'il n'est plus susceptible d'accroissement, et il est dit ouvert dans le cas contraire. Exemples : fonds d'archives du parlement de Paris, fonds d'archives de l'Assistance publique, fonds d'archives d'un notaire, fonds d'archives d'une personne privée.
gestion de production de documents
Planification de la production de documents : rédaction, contrôles, validation, première diffusion et gestion des documents produits, en vue d'en assurer la capitalisation et la valorisation par l'organisme.
gestion des connaissances
Ensemble (interdépendant) coordonné et intégré de méthodes, processus et outils visant à optimiser la transformation et la valorisation, par les utilisateurs au cours de leurs activités, d'informations, compétences, expertises et expériences, distribuées, organisées et capitalisées en connaissances et savoirs structurés dans des systèmes d'information, et mobilisables en temps réel. Ces dispositifs utilisent largement les technologies de l'information.
gestion des enregistrements
Création, traitement, contrôle, stockage, mise à disposition et utilisation, suivant des règles établies, d'enregistrements (2) constitués d'archives courantes et intermédiaires, et regroupés dans un système d'information en vue d'assurer la gestion courante des affaires, de répondre aux attentes de l'organisation (sauvegarder la mémoire, etc.) et aux exigences de responsabilité (justification du droit des personnes physiques et morales).
Voir aussi : enregistrement (2) | archives courantes
inventaire
Énumération descriptive dans un registre des documents d'un fonds, dans l'ordre chronologique de leur acquisition.
Voir aussi : état de collection
inventaire d'archives
Instrument de recherche établi à partir d'un inventaire d'un fonds ou de plusieurs fonds d'archives donnant une description sommaire ou analytique de ses éléments (pièces ou articles).
management de l'information
Activités coordonnées pour orienter et contrôler un organisme en matière de gestion d'information. Approche globale et managériale (relevant de la direction générale) de la gestion de l'information au niveau de l'ensemble de l'organisation. (Norme X 50-185, 2003)
plan de sauvetage
Le plan de sauvetage (ou plan d'urgence) des archives ou d'une bibliothèque permet la reprise des activités après une crise ou un désastre.
politique d'acquisition
Ensemble des objectifs, méthodes et moyens orientant l'acquisition de documents, quel que soit leur support, pour un accroissement et une mise à jour des fonds d'un organisme, en tenant compte de ceux déjà existants et des intérêts et des besoins des usagers. Ces acquisitions peuvent se faire à titre onéreux ou à titre gratuit, à partir de ressources, quel qu'en soit leur support (bibliographies, catalogues, etc.), au vu des documents eux-mêmes, ou encore par demande des usagers. Pour une optimisation des moyens, les politiques d'acquisition peuvent s'appuyer sur une logique de regroupements d'acheteurs (centrale d'achats, consortium, agence d'abonnements, par exemple).
récolement
Vérification périodique, à l'aide des inventaires ou des fichiers topographiques, de l'intégrité des collections d'un organisme. On distingue le récolement numérique, qui constate la présence du document, et le récolement intérieur, qui vérifie l'état du document et prend les mesures utiles à sa conservation.
Voir aussi : état de collection
sélection documentaire
Politique, méthode et action ayant pour objet de détecter et de réunir des documents sur un sujet déterminé pour réaliser un produit documentaire.
Voir aussi : synthèse documentaire | dépouillement (2)
site web
Ensemble coordonné de pages d'informations au format (2) HTML (Hypertext markup language) réparties sur le réseau, et ayant chacune une adresse spécifique (URL). Des liens vers d'autres pages appartenant au même site ou à d'autres peuvent être mis en oeuvre en utilisant un logiciel spécifique appelé navigateur.
Voir aussi : page d'information
système
Ensemble d'éléments (méthodes, moyens humains et matériels, procédures et outils) en interaction et formant un tout. On peut décrire les systèmes par leur comportement dans l'environnement, l'espace et le temps, par le nombre, la nature et les relations de leurs éléments. Les systèmes techniques se qualifient souvent par leur fonction : système d'application, d'exploitation, de sauvegarde, etc.
système d'information
Ensemble d'éléments en interaction et formant un tout organisé et cohérent, mis en oeuvre pour gérer, stocker et permettre l'accès à l'information et définis tant au niveau des politiques que des procédures et des ressources matérielles et humaines. En fonction du public ciblé, de leurs usages et des types de données gérées, ces systèmes possèdent des fonctionnalités spécifiques et parfois des intitulés particuliers : système d'information géographique (SIG), système interactif d'aide à la décision (SIAD), système d'information comptable, système d'information documentaire, système (d'information et) de gestion de documents techniques (SGDT), etc. Aujourd'hui, ce terme renvoie systématiquement à un dispositif informatisé
Voir aussi : système d'information documentaire | logiciel de gestion et de recherche documentaires
système d'information documentaire
Système d'information assurant la gestion et la communication des informations utiles contenues dans des documents. Cette gestion implique le repérage et la validation des sources et ressources d'information, la collecte, le traitement, le stockage, la diffusion, ainsi que les moyens de classement et de récupération des documents porteurs d'information en utilisant des outils classiques ou informatisés.
Voir aussi : système d'information
système d'information géographique (SIG)
Système d'information associant aux représentations graphiques d'un espace les fonctions d'une base de données. Pour un lieu donné, le système permet de visualiser plusieurs cartes.
système interactif d'aide à la décision (SIAD)
Système d'information, ayant pour but l'aide à la résolution de problèmes et à la prise de décision ; il est composé de base(s) de données, de modèles et d'outils spécialisés permettant de gérer, d'analyser et de comparer des données. Les données, provenant d'autres systèmes d'information de différentes unités internes (marketing, production, vente, finances, ressources humaines, etc.) ou de bases de données externes à une organisation, constituent des " réservoirs " (datawarehouse) manipulés par le système. Ces systèmes s'appuient sur un ensemble d'outils : d'intelligence artificielle pour la manipulation des données, statistiques pour l'exploration, le filtrage et l'analyse, et graphiques pour la représentation des informations.
taux de recouvrement
Taux ou nombre de documents communs à deux ressources d'information, ou entre l'ensemble des documents ou références de documents d'une ou plusieurs ressources d'information (centre de documentation, banques de données, etc.) et un ensemble fini de documents dans un domaine donné.
traitement physique des documents
Méthodes, procédures et outils utilisés pour traiter, ranger, conserver et stocker des documents en tant que support, quel que soit celui-ci.
Voir aussi : conservation
unité bibliographique
Document, collection ou partie de document, quel qu'en soit le support, formant une unité indépendante d'un point de vue bibliographique. Exemples : une série photographique, les trois volumes d'une monographie, un numéro spécial de revue, un chapitre d'un ouvrage, etc.
versement
Opération matérielle et administrative par laquelle des archives sont transférées du service qui les a rassemblées au service d'archives compétent pour les recevoir.
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