Classer efficacement ses documents

Objectifs

  • Identifier rapidement le contenu de tous types de documents : courrier papier ou électronique, documents administratifs
  • Connaître les règles de nommage des documents
  • Préparer et structurer un dossier (sur support papier et/ou électronique)
  • Savoir tenir un dossier, trier et archiver à bon escient
  • Etre autonome dans les opérations de classement des documents : connaître son propre rythme et choisir sa méthode
  • Réaliser un plan de classement, un plan d'archivage et les faire évoluer

 Public concerné

  • Professionnels ayant à gérer et à classer de l'information sur support papier ou informatique.

Programme

Définir les cas d'utilisation d'un fonds documentaire - Typologie des utilisateurs - Utilisations du fonds - Typologie et cycle de vie des documents les trois âges de la vie d'un document - Schémas de circulation et de stockage des documents

Agir au niveau du document

  • Identifier et inventorier les documents dès leur création ou leur arrivée dans le service

    • identifier le support et le format
    • leur affecter un domaine, une cote de classement, un intitulé de dossier
    • déterminer leur type, contenu, indexer
    • appliquer les règles de nommage des documents
    • créer, structurer et mettre à jour un dossier papier ou électronique
    • mettre en valeur les points clés
    • rédiger une note de synthèse opérationnelle
    • vérifier l'ordre et la fiabilité des pièces jointes
    • classer les documents bureautiques, archiver les courriels

Connaître les caractéristiques des plans de classement et des plans d'archivage Repérer les différents modes de classement et les niveaux : thématique, alphabétique,chronologique,numérique ou mixte Classement physique et classement intellectuel-les confondre ou les dissocier ? Plan de classement et plan de rangement - Repérer l'évolution des classifications en fonction de l'évolution des connaissances exemple des arbres phylogéniques.

Comment concevoir, structurer et maintenir un plan de classement, un plan d'archivage ?

  • Comment les mettre en place, comment les faire évoluer ? Cas de la documentation professionnelle : périodiques, ouvrages, dossiers thématiques, site web.

Voir aussi/Pour aller plus loin 100-17 Découvrir la fonction documentaire 103-17 Découvrir la fonction archive

Modalités

Alternance d'exposés théoriques et d'exemples Les problématiques des stagiaires pourront être étudiées.

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TARIF ADHERENT
890 € HT (1 068 € TTC)

TARIF NON ADHERENT
1 020 € HT (1 224 € TTC)

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Formation ADBS

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Type de stage