Communautés et Gouvernance

Autour de l'Assemblée générale qui regroupe l'ensemble des adhérents, l'ADBS s'organise à travers :

 

L'assemblée générale de l'ADBS

L'assemblée générale se réunit au moins une fois par an.

L'AG ordinaire 2018 s'est tenue le 13 septembre 2018.

 

Le conseil d'administration de l'ADBS

L'association est administrée par un conseil d'administration composé d'au moins 12 membres actifs bénévoles et présidé par le président de l'association.

Il est composé de personnes physiques et mandataires des personnes morales selon la structure suivante :

  • membres élus par l'ensemble des adhérents,
  • de deux membres élus par le conseil des régions
  • de deux membres élus par le conseil des secteurs.

Ses fonctions sont de :

  • définir la politique de l'association ;
  • programmer et contrôler les activités et la gestion de l'association ;
  • voter chaque année le budget prévisionnel de l'association et le tarif des cotisations des membres ;
  • vérifier la validité des candidatures au Conseil d'administration ;
  • élire, après l'assemblée annuelle de l'association, le président et les membres du Bureau ;
  • désigner ou confirmer les responsables des différentes instances de l'ADBS ;
  • désigner les représentants de l'ADBS dans les instances officielles nationales et internationales où l'ADBS est appelée à siéger ;
  • établir le règlement intérieur de l'ADBS et veiller à son application.

 

Bureau national de l'ADBS

Le Bureau national est élu chaque année au sein du conseil d'administration.

Il est composé d'un président, d'un secrétaire général, d'un trésorier et, le cas échéant, d'un ou plusieurs vice-présidents ou adjoints. Le président du conseil des régions et le président du conseil des secteurs sont membres de droit du bureau.

Le Bureau est responsable de l'exécution des décisions du Conseil d'administration.

  • il prend les décisions nécessaires dans l'intervalle des réunions du Conseil, auquel il rend compte ;
  • il assure les responsabilités qui peuvent lui être déléguées par le conseil d'administration ;
  • il est habilité à faire des propositions au conseil d'administration sur la politique, les activités et le fonctionnement de l'association.

En octobre 2018, le conseil d'administration de l'ADBS a élu le bureau suivant jusqu'aux prochaines élections :

  • Présidente : Danielle DUFOUR-COPPOLANI
  • Secrétaire générale : Myriam RICHARD
  • Trésorier : Henri STILLER
  • Ghislaine CHARTRON
  • Représentante des règions : Suzette ASTRUC 
  • Représentante des régions : Hélène BRACONNIER
  • Représentante des secteurs : Francine FILOCHE (nommée lors du conseil des secteurs du 25/01/2019)
  • Représentante des secteurs : Chantal PASQUIER (nommée lors du conseil des secteurs du 25/01/2019)

 

Conseil des régions

L'ensemble des animateurs régionaux constitue le Conseil des régions. Celui-ci nomme deux de ses membres pour le représenter au Conseil d'administration.

Rappel : Règlement intérieur de l'ADBS, chapitre 5 - article 3 - « Le Conseil des régions est chargé de la coordination des différents groupes régionaux et de leur représentation au sein des instances de l'ADBS. Il est aussi un lieu d'échanges et de promotion de l'innovation au niveau des régions. »

Les délégations régionales réunissent les bénévoles actifs de chaque région. L'ADBS s'efforce de couvrir l'ensemble du territoire en mettant en place un groupe régional dans chaque région administrative. D'autres limites géographiques pourront être prises en considération sur décision du Conseil d'administration et après avis du Conseil des régions.

Ces groupes ont pour rôle :

  • de promouvoir les activités documentaires au niveau régional,
  • de concourir à la réalisation et au développement des objectifs de l'ADBS en tenant compte des circonstances locales,
  • de représenter l'ADBS dans leur circonscription,
  • de faire remonter les besoins et avis des adhérents aux instances nationales.

Chaque groupe régional est animé par un bureau de membres bénévoles et composé au minimum d'un délégué et d'un trésorier.

Les groupes régionaux ne disposent pas d'une personnalité juridique distincte de celle de l'ADBS. Un groupe régional ne  peut se constituer en association ou constituer d'associations parallèles sans l'accord du Bureau de l'ADBS.

Exemples d'activités proposées : visites de centres de documentation en régions, organisation de journées d'étude, 12/14, 5 à 7, organisation de sessions de formation, organisation d'un groupe emploi, etc.

Depuis le 12 octobre 2018, les deux représentantes du Conseil des régions sont :

 

Conseil des secteurs

L'ensemble des animateurs des secteurs constitue le conseil des secteurs. Celui-ci nomme deux de ses membres pour le représenter au Conseil d'administration.

Les groupes sectoriels regroupent les bénévoles actifs d'un secteur. Ils réunissent, dans le cadre des objectifs de l'ADBS, des membres de l'association exerçant leur activité dans un même secteur socio-économique ou technologique.

Les groupes sectoriels ont pour rôle de favoriser :

  • les rencontres entre professionnels ayant des centres d'intérêt communs ;
  • les recherches communes et les confrontations d'expériences dans des secteurs spécialisés ;
  • les échanges et les services réciproques dans chaque domaine d'activité.

 Ils constituent :

  • des relais d'informations privilégiés permettant à l'ADBS de tenir ses membres au courant de ses réalisations et de recueillir des avis et suggestions sur certains aspects de la vie et de la politique de l'association ;
  • des groupes d'experts qui permettent à l'ADBS d'être présente et active dans les divers secteurs spécialisés de la documentation. Dans certains cas, l'ADBS peut confier à tel ou tel groupe sectoriel le soin de la représenter dans des réunions ou des instances liées à leur domaine d'activité.

Les groupes sectoriels ne disposent pas d'une personnalité juridique distincte de celle de l'ADBS. Un groupe sectoriel ne peut se constituer en association ou constituer d'association parallèle sans l'accord du conseil d'administration de l'ADBS.

L'équipe d'animation est chargée de la coordination des activités du groupe tant vis-à-vis de l'association que vis-à-vis de l'extérieur. Elle comprend au moins trois personnes, élus par une assemblée générale du groupe sectoriel, pour trois ans et rééligibles deux fois.

Il peut être désigné, si nécessaire, au sein des groupes sectoriels, des animateurs particulièrement chargés de suivre pour une durée déterminée des activités importantes du groupe.

Exemples d'activités proposées : organisation de journées d'étude, séances de présentation de logiciels, etc.

Depuis le conseil des régions du 25 janvier 2019, les deux représentantes du Conseil des secteurs sont :

 

Groupes de travail & Commissions

L'ADBS s'organise en groupes de travail et commissions pour avancer sur des dossiers de réflexion ou d'études plus concrètes.

Plusieurs groupes de travail, dont la composition est ouverte aux adhérents, ont été constitués :

  • GT Communication
  • GT Evènementiel
  • GT SI Web
  • Commission Stratégie Editoriale
  • GT Emploi
  • GT Formation

Plus d'information sur certains de ces groupes de travail

 

La délégation permanente (DP)

La délégation permanente (DP) est constituée des salariés de l'association et de quelques prestataires réguliers. Son rôle est d'assurer la gestion permanente de l'association, conformément aux directives que lui assigne le Bureau.

La DP gère différents services et produits de l'ADBS  en association avec le réseau de l'ADBS :

  • Les services aux adhérents, en particulier la gestion des adhésions et la liaison avec les groupes régionaux, sectoriels, projets, etc. ; 
  • Les produits et publications de l'ADBS
  • La gestion du site Web
  • La communication de l'association
  • La formation continue
  • Les événements

Pour en savoir plus sur l'organisation et le fonctionnement de l'ADBS, vous pouvez vous reporter aux Statuts de l'ADBS (Documents institutionnels).

Les comptes-rendus des différentes instances (Documents institutionnels)

 

Mise à jour le 31 janvier 2019