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220-12 - Découvrir les fonctions GED de Sharepoint 2010

Public concerné : Professionnels de l'information

Toute personne utilisant SharePoint dans ses activités bureautiques ou ayant la responsabilité de mise à jour d'un site SharePoint

Objectifs

- Etre capable d'effectuer le paramétrage d'un site SharePoint
- Etre en capacité de rédiger un cahier des charges pour un référentiel documentaire, un portail informationnel, un espace de travail collaboratif, une base de capitalisation

Méthode

Le stage s'articule autour d'une présentation théorique, de démonstrations et d'exercices pratiques.

Programme

Prendre ses repères
Se familiariser avec l'interface en navigant dans la page d'accueil, le navigateur, les arborescences (démonstration du formateur et prise en main des participants).

Contribuer
- Ajouter et mettre à jour du contenu (depuis SharePoint ou depuis Windows Explorer)
- Contribuer depuis Word. Présentation du panneau d'information (propriétés)
- Paramétrer et gérer le suivi des versions
- Créer une fiche d'identification documentaire
- Créer des types de documents et des types de dossiers
- Commenter des documents, faire des annotations

Classer et rechercher l'information
- Les librairies et les listes : caractéristiques communes et spécificités
- Plan de classement et modes d'affichages
- Le service de méta-données fédérées (thésaurus d'entreprise)
- Le classement automatique des documents
- La folksonomie (taggs)
- La recherche simple et avancée

Automatiser les processus
- Démonstration des 6 workflows standards
- Paramétrage d'un workflow de validation
- Gestion des tâches

Le kit collaboratif
- Le calendrier partagé
- La liste contact
- Les interactions avec Outlook
- Les relations avec Excel (import, export, synchronisation)

Archiver les documents
Présentation du record center (paramétrage des règles et des modalités de l'archivage)

Créer des pages
- Notion de WebPart
- Mettre à jour la page d'accueil
- Créer des pages à partir de template

Gérer les droits d'accès
- Gestion des groupes
- Gestion des utilisateurs