ADBS
L'association des professionnels de l'information
et de la documentation

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101-12 - Optimiser le management d'un service d'information ou de documentation

Public concerné : Professionnels de l'information

Responsables d'une fonction information, documentation ou veille

Objectifs

- Comprendre les rôles et responsabilités du management appliqué aux activités info-documentaires
· Identifier les outils et méthodes mobilisables pour manager un service
· Etre capable de formuler ses propres indicateurs de pilotage de l'activité et de ses évolutions

Méthode

Ce stage s'appuie sur l'alternance d'exposés méthodologiques, d'études de cas et d'exercices pratiques individuels ou en groupe. Les éléments transférés sont issus de situations vécues ou de l'expérience opérationnelle des animateurs.

Programme

Maîtriser l'environnement et le positionnement du service
Fonctions info-documentaires, organigrammes et métier(s)
Vers un alignement aux objectifs et à l'agenda de l'entreprise
Organisation du service et marges de manoeuvre du manager

Définir une vision : où aller avec son équipe ?
Les tendances d'évolution des métiers et compétences
Formuler un projet pour piloter les évolutions de son service et situer sa position concurrentielle
Vers un tableau de bord du projet de service

Stratégie documentaire et gestion des ressources
Sélectionner des priorités en fonction des missions du service et objectifs assignés
Qualification des ressources à gérer : financières, humaines, techniques ; internes, externes, etc.
Modalités et techniques de gestion appliquées à un service

Elaborer et présenter un budget
Comprendre sa position économique et exprimer son activité en termes financiers
Collecter et consolider les données chiffrées : prévisionnel, réalisé et projections
Quels leviers pratiques pour améliorer sa rentabilité, faire parler son budget et maitriser le dialogue avec les partenaires internes et externes de l'entreprise

Développer la performance d'un service info-doc
Clarification des notions de performance, de productivité et d'efficacité
L'approche par processus et l'analyse fonctionnelle du service
Maîtriser la chaîne de valeur pour prendre des décisions
Définir des critères de performance pertinents

Exercices pratiques
- cartographie de l'environnement du service
- visionning : se projeter dans les pratiques de demain
- mieux lister pour prioriser les ressources au juste nécessaire
- le budget : entre comptabilité, gestion et relationnel interne
- la chaîne de valeur en pratique