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119-17 - Formation Tout savoir sur la GED : périmètre, organisation, mise en place

Public concerné : Professionnels de l'information
Responsables documentaires.

Objectifs

*Positionner les outils de GED par rapport aux autres types de solutions (CMS, bases documentaires...) afin d'assurer l'adéquation de la solution à vos besoins
*Identifier les aspects techniques significatifs du système à mettre en place (couverture fonctionnelle, respect des standards, interopérabilité, conditions de reprise, etc.)
*Etre capable de choisir la solution la plus appropriée

Méthode

Apports théoriques, exemples pratiques et retour d'expérience pour la mise en place concrète d'un projet de GED. Présentation de projets réels, de leurs contraintes spécifiques et des choix d'architecture effectués. Réflexion avec les stagiaires. Présentation et manipulation de solutions (dont notamment Alfresco).

Programme

Positionnement des outils de GED
- Positionnement des outils de GED par rapport aux principales offres du marché en termes de gestion de contenus
- Récentes évolutions constatées sur les produits (fonctions collaboratives, gestion de contenus Web)

Présentation, illustration des principales fonctions
- Illustration des principales fonctions d'une GED à partir de démonstrations d'outils (dont des solutions libres) : plan de classement, fiche d'indexation, recherche structurée et plein texte, gestion des versions, personnalisation d'espaces, processus documentaire (workflow), notifications automatiques, flux RSS

Organisation d'un projet GED
- Illustrations à partir de différents cas concrets (migration de solutions, passage d'un disque partagé à une GED),
- Organisation des phases paramétrage de la GED (constitution des plans de classements, des différents espaces utilisateurs).
- Information, formation et conduite du changement.

Aspects techniques et connexes
- Intégration à l'annuaire de l'entreprise,
- Intégration à d'autres systèmes d'information (déversement de documents comptables, techniques),
- Fonctions d'archivage (Record Management), intégration avec intranet ou CMS.


Voir aussi/Pour aller plus loin
105-17 Dématérialisation et archivage électronique
124-17 ALFRESCO
125-17 Les fonctions GED de Sharepoint

Moyens pédagogiques

L'action de formation se déroulera dans une salle d'une capacité d'accueil en corrélation avec le nombre de stagiaires présents, équipée d'un paper-board, d'un videoprojecteur, et d'un poste informatique/internet par stagiaire si le sujet de la formation le nécessite.
L'action de formation débutera par une présentation du formateur et de chacun des stagiaires afin de permettre une adaptation optimale du processus pédagogique prévu par le formateur au public présent.
Elle se déroulera dans le respect du programme de formation qui aura été préalablement remis aux stagiaires, et ce, suivant une alternance d'exposés théoriques et de cas pratiques.
Le formateur veillera à permettre aux stagiaires de disposer régulièrement de la possibilité de s'exprimer et d'échanger avec lui afin de faciliter le transfert de connaissances.
Le formateur remettra un support pédagogique qui permettra à chacun des stagiaires de suivre le déroulement de l'action de formation professionnelle.

Moyens d'évaluation

Afin de permettre d'évaluer les acquis de la formation, il sera demandé à chaque stagiaire, à l'issue de la journée de formation, de répondre à une dizaine de questions qui permettront de vérifier si les principes découlant de la formation ont bien été acquis par chacun d'entre eux.
Les résultats de l'évaluation seront remis confidentiellement à chaque stagiaire sous la forme d'une attestation visée par l'organisme de formation, et ce, postérieurement au stage afin de permettre à l'organisme de formation de disposer du temps nécessaire pour évaluer les acquis.

Moyens d'encadrement

L'encadrement des stagiaires sera assuré par le service Formation de l'ADBS et/ou par le formateur.

Formateur(s)

M. Antoine SALLIOT

mise à jour le 20 septembre 2016


NIVEAU
Initié

FORMACODE
Archivage dématérialisation 46396

FAMILLE CARTOGRAPHIE ADBS
Architecture de l'information

Voir aussi
Tous les stages du Pôle 2 - Tic/Portail/Ged

Infos pratiques

Durée totale de la formation : 3 jours
Horaire : de 09:00 à 17:00

Tarif adhérent :
1190,00 € HT (1428,00 € TTC)
Tarif non adhérent :
1370,00 € HT (1644,00 € TTC)
(TVA : 20,00%)

Contact formation : FORMATION ADBS

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