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125-17 - Formation Les fonctions GED de Sharepoint

Public concerné : Professionnels de l'information
Toute personne utilisant Sharepoint dans ses activités bureautiques ou ayant la responsabilité de mise à jour d'un site Sharepoint.

Objectifs

- Identifier les grandes fonctions du système
- Etre capable d'effectuer le paramétrage d'un site SharePoint environnement SharePoint OnLine (Office 365)
- Intégrer les exigences dans la rédaction d'un cahier des charge

Méthode

Le stage s'articule autour d'une présentation théorique, de démonstrations et d'exercices pratiques. Environnement SharePoint OnLine (Office 365)

Programme

Prendre ses repères
Se familiariser avec l'interface en navigant dans la page d'accueil, le navigateur, les arborescences (démonstration du formateur et prise en main des participants).

Contribuer
- Ajouter et mettre à jour du contenu (depuis SharePoint ou depuis Windows Explorer)
- Contribuer depuis Word. Présentation du panneau d'information (propriétés)
- Paramétrer et gérer le suivi des versions
- Créer une fiche d'identification documentaire
- Créer des types de documents et des types de dossiers
- Commenter des documents, faire des annotations

Classer et rechercher l'information
- Les librairies et les listes : caractéristiques communes et spécificités
- Plan de classement et modes d'affichages
- Le service de méta-données fédérées (thésaurus d'entreprise)
- Le classement automatique des documents
- La folksonomie (taggs)
- La recherche simple et avancée

Automatiser les processus
- Démonstration des 6 workflows standards
- Paramétrage d'un workflow de validation
- Gestion des tâches

Le kit collaboratif
- Le calendrier partagé
- La liste contact
- Les interactions avec Outlook
- Les relations avec Excel (import, export, synchronisation)

Archiver les documents
Présentation du record center (paramétrage des règles et des modalités de l'archivage)

Créer des pages
- Notion de WebPart
- Mettre à jour la page d'accueil
- Créer des pages à partir de template

Gérer les droits d'accès
- Gestion des groupes
- Gestion des utilisateurs


Voir aussi/Pour aller plus loin
119-17 Tout savoir sur la GED : périmètre, organisation, mise en place

Moyens pédagogiques

L'action de formation se déroulera dans une salle d'une capacité d'accueil en corrélation avec le nombre de stagiaires présents, équipée d'un paper-board, d'un videoprojecteur, et d'un poste informatique/internet par stagiaire si le sujet de la formation le nécessite.
L'action de formation débutera par une présentation du formateur et de chacun des stagiaires afin de permettre une adaptation optimale du processus pédagogique prévu par le formateur au public présent.
Elle se déroulera dans le respect du programme de formation qui aura été préalablement remis aux stagiaires, et ce, suivant une alternance d'exposés théoriques et de cas pratiques.
Le formateur veillera à permettre aux stagiaires de disposer régulièrement de la possibilité de s'exprimer et d'échanger avec lui afin de faciliter le transfert de connaissances.
Le formateur remettra un support pédagogique qui permettra à chacun des stagiaires de suivre le déroulement de l'action de formation professionnelle.

Moyens d'évaluation

Afin de permettre d'évaluer les acquis de la formation, il sera demandé à chaque stagiaire, à l'issue de la journée de formation, de répondre à une dizaine de questions qui permettront de vérifier si les principes découlant de la formation ont bien été acquis par chacun d'entre eux.
Les résultats de l'évaluation seront remis confidentiellement à chaque stagiaire sous la forme d'une attestation visée par l'organisme de formation, et ce, postérieurement au stage afin de permettre à l'organisme de formation de disposer du temps nécessaire pour évaluer les acquis.

Moyens d'encadrement

L'encadrement des stagiaires sera assuré par le service Formation de l'ADBS et/ou par le formateur.

Formateur(s)

M. Patrice DEPREZ - V.NEXT

mise à jour le 18 janvier 2017


NIVEAU
Spécialiste

FORMACODE
Archivage dématérialisation 46396

FAMILLE CARTOGRAPHIE ADBS
Architecture de l'information

Voir aussi
Tous les stages du Pôle 2 - Tic/Portail/Ged

Infos pratiques

Durée totale de la formation : 3 jours
Horaire : de 09:00 à 17:00

Tarif adhérent :
1190,00 € HT (1428,00 € TTC)
Tarif non adhérent :
1370,00 € HT (1644,00 € TTC)
(TVA : 20,00%)

Contact formation : FORMATION ADBS

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