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105-17 - Formation Dématérialisation et archivage électronique

Public concerné : Professionnels de l'information
Tout public engagé dans un projet de dématérialisation (maîtrise d'ouvrage, chef de projet fonctionnel, référent métier, etc.)

Objectifs

- Etre capable de comprendre les enjeux et les contraintes d'un projet de dématérialisation
- Identifier les principales étapes de ce type de projet
- Positionner correctement les différentes briques logicielles en
dématérialisation
- Disposer des bases en conduite de projet

Programme

Qu'est-ce que la dématérialisation et la non matérialisation
- Dématérialisation et non matérialisation : les enjeux et méthodes
- Les questions réglementaires et normatives : les nouvelles dispositions
- Comment préparer un projet de dématérialisation ?

Les étapes du projet
- Réaliser le cahier des charges
- Comment mettre en place la procédure de numérisation des documents existants ?
- Organiser l'archivage
- Méthode de sélection des documents à numériser

Gestion des processus
- Planification et organisation des procédures à mettre en place (identifier les intervenants, le planning, etc.)
- Le rôle des tiers de confiance
- Mise en place des procédures de suivi et de recettes
- Méthodes de calcul du coût de la dématérialisation
- Gestion documentaire de la dématérialisation (formulaires et autres documents)
- Panorama des normes : NF Z 42-013, Moreq2, ISO 14721, etc.

Les outils de dématérialisation
- Les solutions de gestion de processus (LiveCycle, JBoss, etc.)
- Outils de gestion de la sécurité et droits d'accès
- Les scanners et outils d'OCR ou de reconnaissance visuelle
- Les formats de numérisation des documents
- Procédures de vérification de la bonne virtualisation des documents et de la qualité des scans

Conduite du changement
- Gestion de la formation du personnel
- Communication autour du projet
- Étude de satisfaction
- La question du ROI : réaliser le reporting de la réduction des coûts réels


Voir aussi/Pour aller plus loin
106-17 Mettre en place un projet d'archivage et de records management
119-17 Tout savoir sur la GED : périmètre, organisation, mise en place
188-17 Sécurité de l'information
190-17 La gestion de projet :  bases
202-17 Mieux collaborer avec son service informatique

Moyens pédagogiques

L'action de formation se déroulera dans une salle d'une capacité d'accueil en corrélation avec le nombre de stagiaires présents, équipée d'un paper-board, d'un videoprojecteur, et d'un poste informatique/internet par stagiaire si le sujet de la formation le nécessite.
L'action de formation débutera par une présentation du formateur et de chacun des stagiaires afin de permettre une adaptation optimale du processus pédagogique prévu par le formateur au public présent.
Elle se déroulera dans le respect du programme de formation qui aura été préalablement remis aux stagiaires, et ce, suivant une alternance d'exposés théoriques et de cas pratiques.
Le formateur veillera à permettre aux stagiaires de disposer régulièrement de la possibilité de s'exprimer et d'échanger avec lui afin de faciliter le transfert de connaissances.
Le formateur remettra un support pédagogique qui permettra à chacun des stagiaires de suivre le déroulement de l'action de formation professionnelle.

Moyens d'évaluation

Afin de permettre d'évaluer les acquis de la formation, il sera demandé à chaque stagiaire, à l'issue de la journée de formation, de répondre à une dizaine de questions qui permettront de vérifier si les principes découlant de la formation ont bien été acquis par chacun d'entre eux.
Les résultats de l'évaluation seront remis confidentiellement à chaque stagiaire sous la forme d'une attestation visée par l'organisme de formation, et ce, postérieurement au stage afin de permettre à l'organisme de formation de disposer du temps nécessaire pour évaluer les acquis.

Moyens d'encadrement

L'encadrement des stagiaires sera assuré par le service Formation de l'ADBS et/ou par le formateur.

Formateur(s)

MME Laurence ANOUILH-ANDRE

mise à jour le 20 septembre 2016


NIVEAU
Initié

FORMACODE
Archivage dématérialisation 46396

FAMILLE CARTOGRAPHIE ADBS
Archives et gestion des documents d'activité

Voir aussi
Tous les stages du Pôle 1 - Informations/Données/Documents/Medias : les fondamentaux

Infos pratiques

Durée totale de la formation : 4 jours
Horaire : de 09:00 à 17:00

Tarif adhérent :
1350,00 € HT (1620,00 € TTC)
Tarif non adhérent :
1550,00 € HT (1860,00 € TTC)
(TVA : 20,00%)

Contact formation : FORMATION ADBS

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