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128-17 - Formation Classer efficacement ses documents

Public concerné : Professionnels de l'information
- Professionnels ayant à gérer et à classer de l'information sur support papier ou informatique.

Objectifs

- Identifier rapidement le contenu de tous types de documents : courrier papier ou électronique, documents administratifs
- Connaître les règles de nommage des documents
- Préparer et structurer un dossier (sur support papier et/ou électronique)
- Savoir tenir un dossier, trier et archiver à bon escient
- Etre autonome dans les opérations de classement des documents : connaître son propre rythme et choisir sa méthode
- Réaliser un plan de classement, un plan d'archivage et les faire évoluer

Méthode

Alternance d'exposés théoriques et d'exemples Les problématiques des stagiaires pourront être étudiées.

Programme

Définir les cas d'utilisation d'un fonds documentaire
- Typologie des utilisateurs
- Utilisations du fonds
- Typologie et cycle de vie des documents les trois âges de la vie d'un document
- Schémas de circulation et de stockage des documents

Agir au niveau du document

- Identifier et inventorier les documents dès leur création ou leur arrivée dans le service

* identifier le support et le format
* leur affecter un domaine, une cote de classement, un intitulé de dossier
* déterminer leur type, contenu, indexer
* appliquer les règles de nommage des documents
* créer, structurer et mettre à jour un dossier papier ou électronique
* mettre en valeur les points clés
* rédiger une note de synthèse opérationnelle
* vérifier l'ordre et la fiabilité des pièces jointes
* classer les documents bureautiques, archiver les courriels


Connaître les caractéristiques des plans de classement et des plans d'archivage

Repérer les différents modes de classement et les niveaux :
thématique, alphabétique,chronologique,numérique ou mixte

Classement physique et classement intellectuel-les confondre ou les dissocier ?
Plan de classement et plan de rangement
- Repérer l'évolution des classifications en fonction de l'évolution des connaissances exemple des arbres phylogéniques.

Comment concevoir, structurer et maintenir un plan de classement, un plan d'archivage ?

- Comment les mettre en place, comment les faire évoluer ?
Cas de la documentation professionnelle : périodiques, ouvrages, dossiers thématiques, site web.


Voir aussi/Pour aller plus loin
100-17 Découvrir la fonction documentaire
103-17 Découvrir la fonction archive

Moyens pédagogiques

L'action de formation se déroulera dans une salle d'une capacité d'accueil en corrélation avec le nombre de stagiaires présents, équipée d'un paper-board, d'un videoprojecteur, et d'un poste informatique/internet par stagiaire si le sujet de la formation le nécessite.
L'action de formation débutera par une présentation du formateur et de chacun des stagiaires afin de permettre une adaptation optimale du processus pédagogique prévu par le formateur au public présent.
Elle se déroulera dans le respect du programme de formation qui aura été préalablement remis aux stagiaires, et ce, suivant une alternance d'exposés théoriques et de cas pratiques.
Le formateur veillera à permettre aux stagiaires de disposer régulièrement de la possibilité de s'exprimer et d'échanger avec lui afin de faciliter le transfert de connaissances.
Le formateur remettra un support pédagogique qui permettra à chacun des stagiaires de suivre le déroulement de l'action de formation professionnelle.

Moyens d'évaluation

Afin de permettre d'évaluer les acquis de la formation, il sera demandé à chaque stagiaire, à l'issue de la journée de formation, de répondre à une dizaine de questions qui permettront de vérifier si les principes découlant de la formation ont bien été acquis par chacun d'entre eux.
Les résultats de l'évaluation seront remis confidentiellement à chaque stagiaire sous la forme d'une attestation visée par l'organisme de formation, et ce, postérieurement au stage afin de permettre à l'organisme de formation de disposer du temps nécessaire pour évaluer les acquis.

Moyens d'encadrement

L'encadrement des stagiaires sera assuré par le service Formation de l'ADBS et/ou par le formateur.

Formateur(s)

MME Clarisse HOLIK - UNIVERSITE DE CERGY - Archiviste-documentaliste
M. Nicolas BEL - Ministère de la Défense

mise à jour le 24 août 2017


NIVEAU
Débutant

FORMACODE
Archivage dématérialisation 46396

FAMILLE CARTOGRAPHIE ADBS
Archives et gestion des documents d'activité

Voir aussi
Tous les stages du Pôle 3 - Représentation et structuration de l'information

Infos pratiques

Durée totale de la formation : 2 jours
Horaire : de 09:00 à 17:00

Tarif adhérent :
890,00 € HT (1068,00 € TTC)
Tarif non adhérent :
1020,00 € HT (1224,00 € TTC)
(TVA : 20,00%)

Contact formation : FORMATION ADBS

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