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532-12 - Définir et appliquer les durées de conservation des documents en entreprise

Public concerné : Professionnels de l'information

Responsables d'unités documentaires, responsables de projets d'archivage

Objectifs

- Savoir identifier à quoi s'applique une durée légale de conservation
- Connaître le contexte réglementaire de la conservation de l'information en entreprise
- Savoir évaluer les risques à conserver ou à ne pas conserver l'information

Méthode

Panorama de la réglementation française et internationale. Mise en situation, analyse de cas concrets.

Programme

Qu'est-ce qu'une durée de conservation ?
Durée légale, durée réglementaire, durée fonctionnelle
Durée de conservation et durée de prescription : présentation des principales durées
Durée de conservation et obligation de destruction
Point de départ de la durée
Durée révisable
Réactivation de la durée

A quoi s'appliquent les durées de conservation ?
Documents et informations visés par plusieurs durées
Documents et informations ne relevant d'aucune durée
Granularité de l'information, notion de dossier, notion de documents associés
Originaux et copies
Cas de la réquisition judiciaire

Comment procéder quand il n'existe pas de durée réglementaire ?
- Description de l'information
- Etude de l'existant et analyse du risque
- Démarche analogique
- Création d'un référentiel de conservation, outil du records management

Cas concrets
Les participants au stage présentent les cas auxquels ils sont confrontés. Analyse et résolution avec les animateurs