L'association des professionnels de l'information et de la documentation

Les membres du Groupe Documentation juridique ont été nombreux à souhaiter participer à la visite proposée par la responsable du Cedef, Madame Sandrine Echaroux-Brulois les 15 juin et 28 septembre 2009. Les capacités d'accueil de la salle de réunion étant limitées, deux visites distinctes ont été organisées.


Sandrine Echaroux-Brulois, assistée de Noëlle Lebeau et de Renaud Bara, documentalistes, nous ont fait visiter le centre de documentation avant de nous présenter l'organisation du Cedef,

ses prestations et produits en ligne ainsi que sa démarche qualité.

Visite du Centre de documentation

Le Cedef a été créé en 1980 aux termes de la loi de 1978 sur l'accès à la documentation administrative. Jusqu'en 2003, il était rattaché au service de la communication du ministère de l'Economie. Depuis 2003, il est rattaché au Bureau de la documentation et des archives des ministères de l'Economie et du Budget. Le champ de compétence du centre couvre l'ensemble des domaines d'activités des deux ministères qu'il représente : économie, industrie, emploi, tourisme, fiscalité, finances publique, fonction publique et réforme de l'État.

Le Cedef est un centre de documentation externe. Sa particularité est qu'il est l'un des rares centres multimodaux, ses interlocuteurs ayant la possibilité de venir sur place et de le contacter par courrier, via Internet, par téléphone ou par mail.

C'est un centre de documentation externe et d'actualité ; opérant en interaction avec le centre de documentation interne du ministère et le service des archives. Il existe une synergie entre les produits documentaires, qu'ils soient sur l'Internet ou l'intranet.

Le Cedef se compose de neuf personnes : huit documentalistes et une secrétaire.

Le Centre détient principalement un fonds documentaire administratif, hors presse généraliste et magazines.

Deux tables de consultation sont mises à disposition des visiteurs, ainsi que quatre postes multimédia. Il faut savoir que le téléphone est le mode de contact le plus utilisé par les utilisateurs du Centre.

Les documentalistes sont généralistes, et disposent des mêmes bases de connaissance ; ils travaillent par roulement sur les recherches.

Les collections proposées ne sont pas en libre accès. Les documentalistes conservent un rôle de médiation documentaire central. Il y a environ 500 documents conservés sur une durée de 10 ans avant d'être versés au service des Archives : ce sont principalement des documents officiels, de la littérature grise, des documents publics et un petit fonds d'ouvrages d'éditeurs privés.

Les documents sont dépouillés et indexés en réseau sur une base bibliographique ministérielle qui référence entre 20 000 et 25 000 documents (logiciel actuel : LORIS). La plupart des documents administratifs sont mis en ligne sur Internet.

Sandrine Echaroux-Brulois constate que le fonds papier diminue depuis quelques années et que l'électronique augmente. L'évolution du centre s'organise donc autour de l'axe suivant : DEMATERIALISATION / MUTUALISATION.

En effet depuis 2003, le service de la documentation et des archives du Ministère a pris la direction du Centre, ce qui a permis de développer une meilleure complémentarité entre les directions au travers de conventions internes. En 2004, une démarche de modernisation a été lancée en se tournant vers l'Internet.

Le Cedef fait partie du réseau documentaire ministériel qui a compris jusqu'à 15 centres de documentation, dont il reste seulement cinq membres aujourd'hui.

La politique documentaire

Elle est axée sur quatre priorités :

-   le traitement de la documentation administrative dématérialisée (sélection, hiérarchisation, qualification) ; chaque produit documentaire est enrichi par référencement ou signalement (sitothèque, bibliothèque en ligne) ou ajout rédactionnel (synthèse, fiche d'actualité, etc.) ;

-   le travail en réseau : base de données bibliographiques ministérielle, extraction automatisée de bibliographies pour le site Internet (DSI) ;

-   le traitement des demandes : lisibilité, adaptabilité, limitation des délais (3 jours maximum, parfois réponse donnée dans la journée) ; service questions-réponses personnalisé ou questions-réponses en ligne ;

-   l'élargissement de l'offre, par anticipation de la demande et valorisation de la documentation administrative.

Les produits et services en ligne 

Les objectifs de la création du site Internet étaient les suivants :

-     faciliter l'accès à la documentation administrative ;

-     valoriser la documentation administrative par une production documentaire spécifique et un traitement transversal ;

-      répondre aux besoins documentaires au travers d'un service questions-réponses personnalisé ;

-      assurer un service de qualité intégrant un contrôle externe (label Marianne).

La mise en ligne du site internet se fait tous les mardis.

Le site internet est accessible depuis la page d'accueil des deux sites ministériels (accès « publications » :

http://www.economie.gouv.fr  et  http://www.budget.gouv.fr

Une url directe d'accès au site du Cedef est également proposée : http://www.cedef.bercy.gouv.fr

Les produits documentaires disponibles à partir de la page d'accueil du site du Cedef, sont accessibles soit par sujet : 

- Banque - Assurance - Marchés financiers

- Commerce - Consommation

- Économie

- Emploi

- Entreprise

- Europe - International

- Finances publiques

- Fiscalité

- Fonction publique - Modernisation

- Industrie - Énergie

- Marchés publics

- Les ministères

- Technologies de l'information

- Tourisme

Soit par produits documentaires :

- Synthèses documentaires

- Questions réponses

- Fiches d'actualité

- Sitothèque

- Bibliothèque en ligne

- Bibliographies

Les nouveautés s'affichent dès la première page. Une véritable veille est mise en place pour alimenter le site : signalement de rapports, dépouillement d'articles, référencement de documents téléchargeables gratuitement.

1)       Service questions-réponses

Ce produit est réalisé à partir d'informations que les documentalistes ont centralisées suite à des recherches pointues.

A partir de ces informations, le centre a mis en place une FAQ. Actuellement  80 questions-réponses sont disponibles.

http://www.budget.gouv.fr/directions_services/cedef/qr/qr.htm

Des réponses sont également apportées à la demande : cedef@finances.gouv.fr ou 01 53 18 72 00.

2)       Synthèses documentaires

Ces produits documentaires sont rédigés à partir de documents publics sur des sujets touchant l'actualité. En moyenne, cinq synthèses sont rédigées par an.

http://www.budget.gouv.fr/directions_services/cedef/synthese/sommaire.htm

3)       Sitothèques

La sitothèque du Cedef recense et regroupe par thèmes une sélection de sites et de pages répondant aux centres d'intérêt des publics des ministères en charge de l'économie et du budget.

http://www.budget.gouv.fr/directions_services/cedef/sitotheque/sitotheque.htm

4)       Fiches d'actualité

Elaborées en fonction de la programmation des salons, elles sont diffusées sur le site internet et dans les salons et manifestations auxquels les différentes directions des ministères participent.

http://www.budget.gouv.fr/directions_services/cedef/fiche-actualite/index.htm

5)       Bibliothèque en ligne

La bibliothèque numérique du Cedef répertorie des documents consultables ou téléchargeables gratuitement : revues en ligne, rapports publics, textes officiels ainsi que des dossiers d'information et des fiches pratiques

http://www.budget.gouv.fr/directions_services/cedef/bibliotheques/bibliotheque.htm

6)       Bibliographies

Le Cedef diffuse, tous les quinze jours, une sélection thématique d'ouvrages et d'articles issue de la base de données bibliographiques ministérielle. Ces bibliographies, non exhaustives, sont proposées à titre d'informatif.

http://www.budget.gouv.fr/directions_services/cedef/bibliographie/bibliographies_index.htm

Un outil statistique permet un suivi sur la fréquence des consultations des différentes pages du site :  de façon générale, les questions-réponses sont les pages les plus consultées.

Les pages du sites sont réalisées avec Dreamweaver en utilisant les css ministériels. Une évolution vers un site utilisant un logiciel de gestion de contenu (GCP) est attendue.

Avec le développement d'internet, le Cedef a constaté une baisse du nombre de demandes mais depuis 2 ans, celles-ci augmentent environ de 10% par an. Les demandes évoluent dans leur nature et sont de plus en plus complexes et longues à traiter ; les recherches les plus simples étant faites directement sur internet par les utilisateurs.

Les modes de contact pour l'année 2008 sont ainsi répartis :

46 % par téléphone

33 % par courriel

20 % en direct au Cedef

1% par courrier

Le profil des demandeurs pour 2008 :

30 % particuliers

21 % entreprises

18 % professions libérales

16 % secteur public

12 % étudiants

2 % associations, syndicats

2 % agents du ministère

Les thèmes demandés sont en 2008 :

16 % fiscalité des particuliers

11 % ministères

9 % économie générale

9 % entreprises privées

8 % fiscalité des professionnels

7 % concurrence consommation

6 % emploi formation

5 % finances publiques

La démarche qualité

C'est un enjeu central pour le centre. Elle reflète la volonté du Cedef de participer à l'effort de performance, de rationalisation et d'efficience des administrations économiques et financières.

La démarche qualité s'est développée sur la base de la démarche Marianne initiée par la DGME. Dès 2005, le Cedef a fait partie du groupe pilote pour l'application de la Charte Marianne. Il est poursuivi ses efforts jusqu'à la labellisation en 2007.

- novembre 2007 : audit initial du Cedef par l'AFAQ - l'AFNOR

- mai 2009 : audit de suivi du Cedef et conformité à la version 2 du Label (version plus exigente)

- le Cedef est labellisé Marianne pour la période 2008-2010.

Les engagements de service sont liés :

-          aux processus d'accueil et d'écoute

-          à la prestation fournie (la gestion de la demande et des réponses)

-          aux moyens mis à disposition

Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site : http://www.bercy.cedef.gouv.fr

sur la messagerie : cedef@finances.gouv.fr

sur place : 12, place du Bataillon-du-Pacifique - 75572 Paris Cedex 12
au téléphone : 01.53.18.72.00

Isabelle MARBEAU

Pascale RICHARD

Odile THOUVENOT

Karen VIDAL