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Métiers et compétences

Assistant(e)

Autres appellations

Autres appellations : assistant documentaliste, assistant documentation, assistant archives, assistant bibliothécaire

Missions

Réalise les tâches administratives liées à la gestion du fonds documentaire.
Assure une première orientation ou un premier niveau de réponse aux utilisateurs.
Prend en charge les opérations techniques élémentaires liées au cycle de vie du document et met en oeuvre les règles et procédures en vigueur.

Evolution du métier

Le développement du numérique renforce le rôle de l'assistant au plan opérationnel et technique.

Niveau de qualification

Bac + 2

Activités

Gestion des ressources documentaires

Documents internes :

  • Recherche et collecte des documents auprès des services de l'entreprise
  • Vérification de leur conformité et qualité
  • Numérisation ou téléchargement, reformatage

Documents externes :

  • Repérage des documents dans des catalogues, des bases de données ou sur Internet
  • Saisie et transmission des commandes

Traiter des documents:

  • Mise à jour des bases de données, fichiers et répertoires
  • Repérage ou insertion des métadonnées (auteur, source, dates...) en se référant aux outils terminologiques existants
  • Vérification de la validité des liens hypertextuels
  • Catalogage simplifié en saisie directe ou en récupération de notices dans des réservoirs
  • Traitement physique des documents (estampillage, identification, protection, intercalation de mises à jour, rangement, signalétique...)

Création de document numérique:

  • Appui aux rédacteurs pour l'utilisation des modèles de documents, insertion des liens hypertextuels et des métadonnées d'identification
  • Saisie et mise en forme de documents
  • Mise en ligne des produits documentaires (revue de presse, lettre, dossiers...) dans les formats attendus

Accueil, relations avec les usagers, diffusion

  • Accueil et orientation des usagers
  • Recherche simple dans catalogues, bases de données ou sur Internet dans des sites identifiés
  • Communication des documents (photocopies, prêt et circulation des documents)
  • Mise à jour des profils documentaires et gestion des listes de diffusion électronique

Gestion administrative et logistique

  • Commandes de documents ou de fournitures
  • Réception et enregistrement des achats et abonnements (bulletinage), suivi budgétaire
  • Gestion et installation des consommables du fax, du photocopieur et des imprimantes
  • Classement et archivage des documents de tous types et supports
  • Rangement des documents mis en circulation
  • Enregistrement et distribution du courrier
  • Recueil de données en vue de la mise à jour des tableaux de bord

Description des compétences

Accueillir les usagers et les orienter parmi les ressources de l'établissement
Ecouter la demande, la reformuler et répondre avec le niveau de vocabulaire adéquat
Identifier les fichiers et les catalogues, imprimés ou électroniques, repérer les éléments de description d'un document
Faire des recherches simples sur Internet ou dans des bases de données
Appliquer des procédures de sélection, acquisition, conservation et élimination de documents au sein de collections ou de fonds d'archive ; les décrire dans des catalogues de toute nature
Ranger, classer, trier, protéger, équiper des documents ou des boites de classement
Veiller à la bonne disposition des espaces de travail, des mobiliers et des équipements
Contribuer à la diffusion d'une information ciblée vers les usagers ou clients
Finaliser et mettre en page des documents sur tout support, avec des outils bureautique et éditoriaux
Installer des logiciels, vérifier le bon état des équipements informatiques et diagnostiquer un premier niveau de panne

Outils

Outils bureautiques
Logiciels professionnels : logiciels documentaires ou de gestion de bibliothèque ou d'archives (modules prêt, bulletinage, catalogage, capture de documents...)
Outils de publication sur le web dans le cadre d'un système de gestion de contenus

Aptitudes

Bon relationnel, adaptabilité, rigueur, capacité organisationnelle, capacité à s'intégrer et à travailler en équipe, et discrétion.

Environnement de travail

Est rattaché directement au chef de service ou à un membre de son équipe.
Autonome dans l'exécution des tâches qui lui sont affectées.
Sait résoudre des problèmes simples. Au-delà d'un certain niveau de complexité, il alerte sur les dysfonctionnements ou problèmes rencontrés.
Sa fonction requiert une bonne connaissance du fonctionnement et des services de l'entreprise.

Formation professionnelle

Diplômes universitaires : DU, DUT, DEUST
Titres professionnels inscrits au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) au niveau 3 et 4
Certifications d'assistant

Mobilité professionnelle

Documentaliste Technicien bureautique Métiers de la PAO et de la publication sur le web

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mise à jour le 4 septembre 2013


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